Office 365 bietet zahlreiche Vorteile und ist inzwischen in vielen Unternehmen angekommen. Doch einige IT-Verantwortliche nutzen die Chancen der Lösung nicht vollständig aus. Die möglichen Folgen reichen von stetig steigenden IT-Kosten über erhöhte Security- und Compliance-Risiken bis hin zu Frust und Eskalationen auf der Anwenderseite. Daher sollten alle Unternehmen die frei gefährlichsten Fallen rund um die Lizenzierung von Office 365 kennen:

 

01. Falle: Doppelte Lizenzierung

Die wenigsten Unternehmen fangen in Sachen Lizenzen bei Null an. Daher lohnt sich ein Blick in das bestehende Software-Portfolio, bevor die Entscheidung für neue Lösungen getroffen werden kann. Viele Betriebe haben in der Vergangenheit Software verschiedener Hersteller beschafft, ohne den tatsächlichen Leistungsumfang regelmäßig mit anderen eingesetzten Lösungen abzugleichen. Spätestens die Einführung von Office 365 ist ein guter Anlass, hier einmal Licht ins Dunkel zu bringen. Dabei hilft beispielsweise ein sogenanntes Software-Portfolio-Management-Projekt. Vor der Einführung von Office 365 bietet dies die notwendige Klarheit, um zukünftig Funktionsüberschneidungen sowie Doppellizenzierungen zu vermeiden. Was nach viel Aufwand klingt, spart Unternehmen mittel- und langfristig Kosten – unter anderem bei der Lizenzierung, dem Betrieb und der Migration auf neue Software-Release-Stände.

 

02. Falle: Lizenz-Typen

Im Vergleich zur klassischen On-Premise-Lizenzierung bietet Microsoft im Online-Bereich eine Reihe unterschiedlicher Lizenzen für die einzelnen Produktgruppen an. Dazu zählen unter anderem auch On-Premise-Zugangsberechtigungen (sogenannte Client Access Licenses, kurz CALs). Von Einzellizenzen, wie Exchange Online und SharePoint Online, über Office 365 e-Suites bis hin zur Microsoft 365 Suite, die alle relevanten Produkte und Suiten umfasst, ist alles möglich. In den wenigsten Szenarien gilt ein einheitlicher Ansatz für die Lizenzierung. Das bedeutet, dass es ein beachtliches Potenzial für die Optimierung der Lizenzkosten gibt. Aus diesem Grund sollten Unternehmen individuell über eine bedarfsgerechte Lizenzierung auf Basis von Nutzergruppen und deren tatsächlichen Anforderungen nachdenken. Doch Vorsicht: Je größer die Gruppen, desto höher die Verwaltungskosten. Wer von möglichen Einsparungen wirklich profitieren will, sollte darauf achten, sinnvolle Nutzergruppen zu bilden und diese bedarfsgerecht zu lizenzieren.

 

03. Falle: Vertragsarten

Die Frage nach der passenden Vertragsart ist bei der Wahl von Office 365 nicht zu unterschätzen. Während Unternehmen in der Vergangenheit oftmals ein klassisches Enterprise Agreement (EA) mit einer dreijährigen Laufzeit beschafft haben, bietet Microsoft inzwischen eine Reihe weiterer Vertragsarten an. Diese ermöglichen unter anderem kürzere Laufzeiten und gemischte Vertragsarten. So gibt es heutzutage beispielsweise das Microsoft Products & Services Agreement (MPSA) oder das Microsoft Online Subscription Program (MOSP). Mit der richtigen Vertragsart können Unternehmen ihre Lizenzkosten je nach Ausgangslage deutlich reduzieren. So kann beispielsweise die Stammbelegschaft mit einer Mischung aus Online EA und MPSA versorgt werden, während der variierende Lizenzbedarf durch einen Vertrag mit einem Cloud Solution Provider gedeckt wird.

 

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