Ein Szenario findet sich in vielen Unternehmen: Office 365 wurde lizenziert und die Mails werden auch schon aus der Cloud verschickt. Damit ist die Integration des digitalen Arbeitsplatzes quasi abgeschlossen. Dabei ist dies nur der erste Schritt zum Digital Workspace. Mit Office 365 haben Sie Zugang zu vielen Enterprise-Applikationen mit denen Sie interne Abläufe besser und effizienter gestalten können. Diese Möglichkeiten sollten Sie nutzen!

Schauen wir uns das Beispiel Dokumenten Management an: Viele Unternehmen setzen nach wie vor auf einen selbstgehosteten internen Fileserver um Daten zu speichern und auszutauschen. Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie hier den nächsten Schritt gehen könnten, um kollaboratives Arbeiten zu erleichtern und Kosten beim Serverhosting einzusparen? Die Antwort ist ganz einfach: Sie haben bereits die Lizenz zur Nutzung von SharePoint Online und müssen sie nur noch nutzen.

Doch eine Frage stellen sich nahezu alle Unternehmen in diesem Zusammenhang: Wann sollten Dokumente und Dateien von File-Servern/Netzwerklaufwerken auf SharePoint umgezogen werden? Laut Microsoft übernimmt SharePoint im Unternehmen die Rolle eines intelligenten File-Servers, der die alten Datengräber ablösen kann. Allerdings macht es keinen Sinn, große Mediendateien nach SharePoint zu verschieben, da die zugrundeliegende Technologie für solche Inhalte relativ ungeeignet und schnell überlastet ist. Je nach Nutzungsweise gibt es für jede Datei den passenden Speicherort:

• Daten, die hauptsächlich von einem Benutzer bearbeitet und solche, die nur ab und zu anderen, gezielt ausgewählten Personen zur Verfügung gestellt werden, gehören in OneDrive.
• Projektbezogene oder abteilungsweit genutzte Dateien, die von mehreren Anwendern gespeichert, geteilt und abgelegt werden müssen, gehören in Teams.
• Dateien, die einem breiten Publikum oder dem ganzen Unternehmen zur Verfügung stehen sollen, gehören in SharePoint.

 

 

Allerdings ist es interessant zu wissen, dass die Grundlage der Cloud-Datenspeicherung bei Microsoft immer Sharepoint ist. Teams beispielsweise erstellt im Hintergrund eine SharePoint-Seite, auf der dann die Daten des jeweiligen Teams abgelegt werden.

Eine blinde Migration ist jedenfalls für kein Unternehmen eine gute Idee. Die Verantwortlichen sollten die Daten zunächst gut sondieren und selektieren. Der digitale Frühjahrsputz bietet sich in diesem Szenario besonders an. So können Unternehmen sich von Altlasten trennen und eine bessere Übersicht über die Datenbasis gewinnen.

 

---