Yannick Haymann 
Das Collaboration Tool birgt mehr Potenzial als vielen Menschen bewusst ist.
Hier erfahren Sie, wie Microsoft Teams Ihren Alltag wirklich erleichtert.
Bei Microsoft Teams denken die meisten Menschen an Videotelefonie oder Chat. Dabei bietet das Tool noch deutlich mehr Möglichkeiten für die digitale Zusammenarbeit.
Was kann Teams wirklich?
Das Tool wird häufig noch als Ersatz für Skype verstanden und damit völlig unterschätzt. Als eigenständige Kollaborationsplattform dient Microsoft Teams als Drehscheibe in der Microsoft-365-Welt und ist der zentrale Ort für die tägliche Arbeit. Mit Schnittstellen zu allen gängigen Office-Produkten wird Teams zu einem wichtigen Standbein des digitalen Arbeitsplatzes und unterscheidet sich damit deutlich von anderen Collaboration-Plattformen.
Stellen Sie sich einen digitalen Arbeitsplatz vor, in dem im besten Fall nur eine Anwendung gestartet werden muss, in der Sie ihren kompletten digitalen Arbeitsalltag gestalten. Dank Single Sign-on ist nicht einmal ein erneutes Anmelden erforderlich. Genau das ist mit Teams möglich. Ganz gleich, ob man an einem oder mehreren Standorten sitzt oder gar weltweit miteinander zusammenarbeiten möchte: Teams bietet die richtige Lösung für jede Situation.
Wie etabliere ich Teams als Knotenpunkt in meinem Unternehmen?
Die Einrichtung der Software ist oft nicht das Problem. Vielmehr entstehen Herausforderungen, wenn es darum geht, die richtig einzusetzen. Erst wenn die Mitarbeitenden auf allen Ebenen den Mehrwert eines neuen Systems erkennen, verwenden sie es auch. Daher sind zwei Aspekte besonders wichtig:
- Wie optimieren Sie die Benutzererfahrung für alle Mitarbeiter?
- Wie lassen sich Geschäftsprozesse nahtlos in den Hub für Anwender integrieren?
Was sind typische Anfängerfehler, die dank unserer Unterstützung vermieden werden können?
Wildwuchs ist ein sehr großes Problem: Gerade bei der Einführung von Microsoft Teams sollte nicht jeder Mitarbeiter alle Gestaltungsrechte haben. Die Erfahrung zeigt, dass ansonsten binnen kurzer Zeit zahlreiche Gruppen entstehen und der Überblick über Informationen und Datenaustausch verloren geht. Um Nutzer im Umgang mit Teams zu unterstützen, empfiehlt es sich, über die Standardversion hinauszugehen und einen Genehmigungsprozess zu etablieren. Ein solcher Self-Service gibt den Mitarbeitern die Sicherheit, dass sie nur dann neue Teams beantragen können, wenn diese wirklich für die digitale Zusammenarbeit notwendig sind. Entsprechende Governance-Regeln helfen dabei, die Bedienung von Teams zu erleichtern und die Übersicht zu bewahren.
Wobei helfen Governance-Regeln konkret?
Nehmen wir an, ein Projektleiter möchte für die Zusammenarbeit mit dem Projektteam einen Arbeitsraum in Microsoft Teams erstellen. Ist es effizient, wenn er jedes Mal eine Ordnerstruktur definieren, Berechtigungen setzen, OneNote einbinden sowie eine Planner-Aufgabenliste aktivieren muss? Wohl kaum. Das löst eher Frust bei den Nutzern aus und raubt ihnen wertvolle Zeit. Stattdessen ist es sinnvoll, sich beim Setup von Teams einheitliche Strukturen zu überlegen, die den Mitarbeitern als Vorlage zur Verfügung stehen.
Welche Tools oder Einstellungen erleichtern den Arbeitsalltag?
Wir haben festgestellt, dass die Power-Plattform häufig nicht genutzt wird, obwohl diese oft mit lizensiert ist. In Kombination mit Teams ist sie eine echte Geheimwaffe, wenn es darum geht, Prozesse im Unternehmen zu automatisieren. Beispielsweise lassen sich mit der Power-Plattform und der Umfragelösung MS Forms Kundenzufriedenheitsbewertungen steuern. Wird das Formular von einem Kunden ausgefüllt, stößt das System automatisch ein Workflow an, der dafür sorgt, dass sämtliche Daten in einem übersichtlichen Power Bi Dashboard eingesehen werden können. In diesem Fall haben Verantwortliche schnell aussagekräftige Daten zur Hand und können leichter fundierte Entscheidungen treffen. Das ist nur ein Beispiel von vielen, um ohne großen Aufwand schlagkräftige Resultate zu erzielen.
Was empfehlen wir Nutzern, die sich im Umgang mit Teams noch unsicher fühlen?
Um effizient mit Microsoft Teams zu arbeiten, lohnt es sich, am Ball zu bleiben und offen für Neues zu sein. Eine strategische Herangehensweise ist die beste Basis dafür, maximale Synergien und Nutzerfreundlichkeit zu erreichen. Teams bietet in M365 die Möglichkeit, für Abteilungen oder Projekte einen effizienten Bereich der Zusammenarbeit zu erstellen. Jedem dieser Kanäle sind Unterhaltungen, Dateien und Notizen zugeordnet. Zusätzlich lassen sich OneNote oder Planner unkompliziert integrieren sowie weitere Apps, Bots oder Konnektoren einfach ergänzen. Wir sind überzeugt: Mit Teams lässt sich für Unternehmen aller Branchen der digitale Arbeitsplatz individuell konfigurieren und erfolgreiche Zusammenarbeit fördern.
